Terlalu Banyak Rapat

business meetings

Image courtesy of Stuart Miles/Freedigitalphotos.net

Coba cek agenda kerja Anda dalam sebulan ini. Berapa kali Anda mengadakan pertemuan untuk membicarakan pekerjaan Anda? Apakah seminggu bisa ada tiga kali rapat, dan setiap rapat bisa menghabiskan waktu berjam-jam?

Apa yang Anda lakukan di ruang rapat? Mungkinkah Anda sebenarnya sedang menghabiskan waktu Anda untuk sebuah rapat yang tidak produktif? Berapa lama Anda fokus mendengarkan orang yang sedang berbicara di rapat itu? Apakah Anda benar-benar mendengarkan orang yang berada di rapat itu?

Mattan Griffel, Co-Founder & CEO of Y Combinator-backed One Month menyatakan bahwa Anda perlu memikirkan strategi yang tepat agar hari kerja Anda menjadi lebih efektif. Selama dua tahun, Griffel telah mengatur waktunya untuk menentukan hari rapat setiap hari Rabu.

Hari Rabu dipilih karena merupakan jeda tengah pekan yang membuat dirinya memiliki waktu istirahat sehari dari rutinitas kerja. Konsep yang dipegang oleh Griffel adalah: “Saya hanya akan rapat setiap hari Rabu.”

Griffel menyadari bahwa rapat menjadi salah satu penyebab menurunnya produktivitas kerja. Keberadaan rapat pada suatu hari kerja menyebabkan Anda tidak akan mengerjakan hal lain di hari itu dengan efektif.

Jika Anda hendak mencoba cara ini, Griffel memberi tahu caranya. Jika ada yang mengajak Anda untuk minum kopi di hari Selasa, ajaklah untuk melakukannya di hari Rabu. Atau Rabu depan, atau Rabu depannya lagi.

Dengan mengatur jadwal rapat hanya satu hari selama satu pekan, maka kita dapat memiliki waktu panjang untuk mengerjakan pekerjaan Anda di hari lainnya tanpa terganggu. Anda pun menjadi sangat produktif dan dapat mengerjakan hal lain yang lebih penting Anda lakukan.

Jadi jangan berencana untuk mengerjakan pekerjaan lain di hari Anda mengadakan rapat, jika Anda menghadapi sejumlah rapat dan merasa perlu untuk menyelesaikan serangkaian tugas di hari itu, Anda hanya akan merasa stres karenanya.

Jadwalkan rapat Anda di satu tempat. Dengan demikian Anda tidak akan menghabiskan waktu untuk bepergian. Griffel kerap kali menetapkan satu tempat untuk rapat selama satu hari, pamit kepada rekannya dan berkeliling sejenak sebelum kembali ke tempat yang sama.

Berikan waktu jeda sekitar 10 menit untuk istirahat antar rapat. Pasang alarm di ponsel Anda untuk mengingatkan bahwa dalam 10 menit Anda harus menghadiri rapat lainnya.

Rapat juga bisa berarti rapat via telepon atau Skype atau minum kopi. Tidak peduli apapun bentuknya, tetap tentukan waktu rapat di hari Rabu.

Jika akan melakukan rapat, mintalah agenda atau pertanyaan yang akan diajukan sehingga Anda dapat bersiap. Hal ini membuat orang lain juga dapat memikirkan apa tepatnya yang akan mereka bicarakan, sehingga mereka tidak akan membuang waktu Anda. Menurut Griffel, ini adalah cara untuk menghargai waktu Anda. Anda juga dapat mempersingkat waktu rapat jika telah membahas semua hal yang penting.

Dengan membuat orang menunda rapat hingga hari Rabu, maka Anda akan menyingkirkan rapat-rapat yang tidak penting. Orang yang meminta waktu Anda namun tidak bersedia menunggu Anda hingga hari Rabu tentu akan mengurungkan niat mereka.

Satu hal lagi yang perlu diingat, jangan sampai rapat itu hanya berlaku satu arah. Misalnya Anda diundang rapat hanya untuk menjawab pertanyaan, padahal pertanyaan itu dapat Anda jawab hanya melalui email. Atau bisa jadi Anda hanya berfungsi sebagai pendengar dalam rapat, dimana orang lain sebenarnya bisa menghadiri rapat tersebut dan mencatatkan hasilnya untuk Anda. Pastikan Anda menghadiri rapat dimana keberadaan Anda benar-benar dibutuhkan.

Sumber:

http://www.forbes.com/sites/theyec/2015/02/27/too-many-meetings-there-is-a-simple-solution-for-that/2/

http://www.fastcompany.com/3035842/hit-the-ground-running/how-to-be-productive-during-a-day-of-endless-meetings

hesti 2013

Hesti Farida Al Bastari, adalah Sarjana Psikologi dari Universitas Padjadjaran, bekerja part time sebagai associate untuk Konsultan HR di Jakarta. Dengan rekan-rekannya sesama alumni, tahun 2013 ia mengembangkan blog psikologi Psychologythoughts.com.

(Visited 62 times, 1 visits today)

Comments

comments

Powered by Facebook Comments