“Bisa Nggak Kalau Yang Lain Aja?”

business partner

Image courtesy of David Castillo Dominici/ Freedigitalphotos.net

Tips Menghadapi Karyawan/Rekan Kerja Yang Banyak Excuse

Sebagai atasan, kita tentu memiliki tanggung jawab lebih dalam menyelesaikan target-target tim kita. Pada saat seperti ini delegasi menjadi suatu keterampilan penting yang perlu kita asah. Namun, ternyata mendelegasikan tugas tidaklah mudah. Kadang ada saja alasan dari bawahan atau rekan kerja untuk menolak membantu kita. Saat kita merasa kewalahan saat menyelesaikan pekerjaan kita, lalu meminta bantuan orang lain, kadang kita mendapat penolakan yang membuat kita gemas dan kesal.

Bagaimana cara supaya kita bisa mendelegasikan tugas dan tugas itu dapat selesai dengan baik?

Ada beberapa tips yang bisa Anda coba.

Pertama, Do your homework.

Mari belajar dari hasil polling yang dilakukan Gallup selama bertahun-tahun. Mereka menemukan sebuah pola menarik mengenai produktivitas kerja. Dalam buku mereka, First, Break All the Rules: What the World’s Greatest Managers Do Differently, mereka menyampaikan bahwa karyawan terikat bukan pada perusahaan tetapi pada atasan langsung mereka. Motivasi kerja karyawan lebih banyak dipengaruhi oleh siapa pemimpin langsung mereka dan bukannya di perusahaan apa mereka kerja.

Jadi bisa saja seseorang bekerja di Google, IBM, atau perusahaan besar lainnya, namun kalau atasan mereka nggak asyik, mereka akan malas dan bahkan mundur dari pekerjaan. Sampai ada ungkapan yang berbunyi, I don’t quit my job, I quit my boss. Orang tidak pernah benci pada perusahaan, mereka kesal pada manusia. Siapa oknum itu? Siapa lagi kalau bukan atasan mereka.

Apa makna penelitian ini bagi kita?

Maknanya tentu kita perlu melihat dulu ke dalam diri kita, sudahkah kita menjadi atasan yang adil. Salah satu yang perlu kita amati adalah apakah selama ini pembagian tugas kita memang sudah adil atau belum? Apabila saat tugas yang mudah kita selalu meminta A yang melakukan, sedangkan saat yang sulit kita limpahkan pada B. Lalu ternyata reward bagi mereka sama saja. Jangan salahkan B kalau dia jadi ogah-ogahan. Mungkin dia berpikir, “pas susah aja ke saya nyuruhnya, pas naik gaji, sama-sama aja, padahal si A kerja gampang juga sama kenaikan gajinya.”

Aspek lainnya lagi adalah apakah selama ini kita secara sadar atau tidak memiliki preferensi tertentu pada bawahan kita. Pada beberapa perusahaan yang pernah saya datangi ini ternyata menjadi kasus yang berulang kali terjadi. Misalnya, di salah satu perusahaan di bidang energi, HR di sana sempat curhat kalau sistem gaji di perusahaannya “dirasa” tidak adil, apabila ada karyawan lulusan institut ternama di bandung, maka gajinya bisa berkali lipat dibanding karyawan yang bukan dari perguruan tinggi itu. Selain itu ada banyak previledge yang diberikan, misalnya boleh mengerjakan pekerjaan di rumah, boleh izin kuliah dan lain sebagainya. Sedangkan karyawan yang bukan dari institut tersebut tidak mendapat perlakuan sama. HR tersebut “merasa” ketidakadilan ini memang nyata setelah tahu kalau pemilik perusahaan adalah alumni institut itu.

Saya memberi tanda petik pada kata “merasa” karena memang hal-hal seperti ini ranahnya afektif. Kita bisa saja sudah “merasa” berlaku adil pada rekan dan bawahan kita, namun, tetap saja bisa jadi yang kita lakukan dirasa tidak adil. Ini sangat sulit kita deteksi memang, karena bagi saya pun rasanya lebih percaya kalau bekerja dengan alumni psikologi Unpad, daripada alumni psikologi yang lain. Jadi memang tidak adil juga sebenarnya, karena saya memiliki otomatis kepercayaan akan kompetensi seseorang sekedar karena dia sama almamaternya dengan saya.

Maka langkah pertama agar rekan dan bawahan kita tidak banyak alasan kalau kita beri delegasi tugas adalah lihat ke dalam diri. Mari kita bertanya, sudahkah kita memperlakukan mereka dengan adil dan tanpa bias gender, agama, latar belakang pendidikan, dan semacamnya. Apakah tugas yang kita berikan sudah sesuai dengan kemampuan dan memang rewarding untuk si pelaku nantinya.

Kedua, “how” is more important than “what”

Setelah kita yakin bahwa kita sudah adil dalam bagi-bagi porsi tugas dan rewardnya. Mari kita mulai melihat aspek teknis langkah demi langkah cara mendelegasikan. Konsep awalnya saya adaptasi dari ide Blanchard dalam bukunya Monkey Business, dengan beberapa tambahan berdasarkan pengalaman saya.

Ada beberapa tahap dalam penyampaian tugas yang meningkatkan kemungkinan terlaksananya tugas dengan baik. Saya tekankan pada kata “meningkatkan kemungkinan” karena meskipun semua langkah dilakukan bisa jadi tugas tidak beres juga, tapi setidaknya peluangnya meningkat.

Inilah langkah-langkahnya:

Satu, mulai dengan gambaran besar dan sampaikan perannya. Karyawan yang tahu gambaran besar dari tugas akan cenderung lebih semangat mengerjakan daripada yang cuma tahu pekerjaannya saja. Seperti ini, misalnya saya adalah tukang beli kertas yang kerja di percetakan. Kalau bos saya bilang bahwa kertas yang saya beli akan jadi undangan orang yang akan menikah. Bahwa kertas yang saya beli lah yang nantinya akan menjadi undangan. Dimana pasangan pengantin nantinya dengan bahagia membagikan undangan itu. Maka saya akan merasa terlibat, saya merasa menjadi bagian dari penyebab kebahagiaan orang lain.

Hal ini tentu beda kalau bos saya cuma bilang, “kamu beli art paper A3 satu rim ya.” Ya saya mikirnya beli-beli kertas saja. Semua hanya jadi bagian dari rutinitas belanja perusahaan.

Setiap peran di perusahaan tentu memiliki fungsi bagi ketercapaian tujuan besar perusahaan. Hal ini yang perlu selalu disampaikan pada rekan dan bawahan kita. Bahwa saat OB membuat kopi, itu adalah peran dia mendukung karyawan lain tetap semangat bekerja. Saat saya membuat proposal, itulah saat saya menawarkan solusi bagi perusahaan yang membutuhkan jasa konsultasi, sambil menghidupi perusahaan saya sendiri.

Dua, sampaikan kenapa dia yang dipilih. Kadang pendekatan yang agak personal dan lebay memang perlu. Saat mendelegasikan pun demikian. Ada kalanya baik juga kita memanggil seseorang untuk diberi misi khusus, lalu pada akhir penjelasan kita tambahkan kata-kata “gombal” yang elegan. Misalnya, “Saya percayakan sama kamu ya buat ngurus keuangan, soalnya kalau masalah keuangan kamu teliti sekali, saya percaya sama kamu kalau masalah gini.”

Kata-kata seperti itu membuat kepercayaan diri si penerima tugas jadi meningkat. Selain itu menunjukkan pula kalau kita selama ini memang mengamati sisi kuat rekan dan bawahan kita. Kalau selama ini kita malas melihat sisi positif orang di sekitar kita, jangan harap bisa mendelegasikan tugas dengan baik.

Ada satu hal yang perlu diwaspadai saat kita memberikan alasan kenapa kita memilih orang tertentu. Apa itu? Jangan sampai kita membandingkan dia dengan orang lain. Jadi, jangan sampai kata-kata kita begini “saya pilih kamu yang ngerjain soalnya yang lain pada ngga teliti” ini bahaya sekali. Nanti malah muncul perasaan tidak adil. Padahal itu yang kita hindari. Maka, cukup fokus pada kelebihan orang itu lalu sampaikan kelebihan itu secara verbal padanya.

Tiga, sampaikan resource yang bisa dia gunakan. Ini salah satu yang kadang terlupa. Orang jadi malas diberi tugas karena tidak diberi resource. Ini sering sekali terjadi. Misalnya, “kamu jadi pimpro asesmen ya” tapi kita tidak diberi tahu, siapa yang boleh kita ajak, budget kita berapa alokasinya, mobil kantor boleh dipakai atau tidak, dan lain sebagainya.

Salah satu yang membuat orang senang diberi tugas adalah saat ia tahu apa sumber daya yang bisa dia gunakan untuk menjalankan tugas itu. Paling sebel kan kalau kita lagi keluar ada yang nitip beliin makan siang tapi nggak nitip duitnya, jadi kita dulu yang nalangin.

Empat, sampaikan jadwal check up. Timeline itu penting! Maka saat memberi tugas, sampaikan juga kapan dan dimana kita ingin tugas itu dilaporkan. Dengan begitu orang tahu seberapa cepat dia perlu mengerjakan, sekaligus juga memberi kesempatan dia komplen kalau waktunya tidak sesuai, apakah terlalu cepat, atau terlalu lambat.

Nah, begitulah cara supaya delegasi dan permintaan tolong kita bisa lancar dilaksanakan.

Pastikan selama ini kita adil, lalu lakukan langkah-langkah penyampaian yang elegan. Dimulai dengan gambaran besar, kenapa kita pilih dia, apa sumber daya yang bisa digunakan, kapan kita minta hasil.

Silakan dipraktekkan. Karena kalau hanya membaca saja kelihatannya mudah, nanti saat praktek Anda akan menemukan dimana kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kondisi unik karyawan di tempat Anda bekerja. Silakan diubah dan disesuaikan supaya delegasi Anda lebih tepat lagi.

Saya doakan sukses dalam delegasinya.

ervan abu

Ervan Abu Nangim

Alumni Fakultas Psikologi Universitas Padjadjaran, CEO PT. Bina Insan Performa, Public speaker, trainer, dan pengelola blog Ervan’s Lair (www.ervanabu.com)

(Visited 73 times, 1 visits today)

Comments

comments

Powered by Facebook Comments